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Text File  |  1990-03-05  |  5KB  |  112 lines
  1. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 01
  2.  
  3. All of the file export routines are reached from this menu, the same menu that 
  4. you use to print your paychecks or payslips, payroll register and journal. 
  5. Whether you want to export to Lotus, dBASE, PC-File, or NewViews select choice 
  6. "F6 -  Export Files, Lotus, dBASE, PCF, NV" 
  7.  
  8. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 02
  9.  
  10. For Lotus, select choice "F1 .DIF for Lotus 123/Symphony/etc."  Why use Lotus, 
  11. well that is up to you.  PAYROLL USA provides all the reports most users need, 
  12. but you might want to create custom reports, or do sorts, analysis, and graphs. 
  13.  
  14. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 03
  15.  
  16. This is the PAYROLL USA screen for the file export to Lotus.  It creates a Data 
  17. Interchange Format (.DIF) file that is readable by many programs. Lotus has a 
  18. translate utility which can read .DIF files and create .WK1 files from them.  
  19. We will look at how that is done by 123 in the remaining slides in this series.  
  20. Symphony has a similar utility, to conserve space we did not release a seperate 
  21. set of slides for Symphony, the two Lotus products are very similar in basic 
  22. spreadsheet handling so these 123 slides should be sufficient for Symphony 
  23. users to follow as well. 
  24.  
  25. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 04
  26.  
  27. This is the Lotus 123 main menu.  If you normally start up 123 by typing just 
  28. 123 and pressing enter you will not see this menu.  Instead type Lotus and 
  29. press enter.  The choice we want is Translate (highlighted above).  After doing 
  30. the translation you will be returned to this menu then you can take the 1-2-3 
  31. choice on the left side of the menu line to run 123. 
  32.  
  33. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 05
  34.  
  35. The Lotus Translate Utility asks what you want to Translate FROM, here DIF is 
  36. highlighted. 
  37.  
  38. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 06
  39.  
  40. You are then asked what you want to translate TO.  We have selected 1-2-3, 
  41. release 2, which is highlighted. 
  42.  
  43. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 07
  44.  
  45. There are several screens leading up to this one. Individual choices are made 
  46. on those screens. You are asked for the DIF input file name.  We selected 
  47. \PAYOUT\PAYLOTUS.DIF which is the file created by PAYROLL USA. On our machine 
  48. the data is on drive D, on your machine it may be C or some other disk drive.  
  49. Normally, if you have only one employee file, the directory will be \PAYOUT . 
  50. If you are using multiple employee files it may be something like \SMITH\PAYOUT 
  51. where SMITH is the PAYROLL USA configuration file name for these employees.  If 
  52. you are unsure of drive or directories then run PAYUSA and access the 
  53. configuration program to check where the output directory is set to. Then you 
  54. are asked for the name of the worksheet file that you wish to create from the 
  55. .DIF file.  We kept it on the same directory, and kept the same name but a 
  56. different extension (.WK1) .  You may wish to put it on some other directory or 
  57. call it by a different name depending on your own conventions. 
  58.  
  59. Here we have selected a Rowwise Translation as this gives a result very similar 
  60. to our own Payroll Register.  Depends on what you want to do in Lotus.  If you 
  61. are sorting, for example, the Columnwise translation would be better.  If you 
  62. do not get it right first time, do not worry - you can always go back and 
  63. translate it again the other way. 
  64.  
  65. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 08
  66.  
  67. The Lotus Translate Utility is creating the worksheet file and giving you a 
  68. progress report as it does so. 
  69.  
  70. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 09
  71.  
  72. The translation is complete and we have returned to the Lotus main menu. Now we 
  73. move the cursor so 1-2-3 is highlighted and press enter to run 123 and look at 
  74. the results. 
  75.  
  76. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 10
  77.  
  78. Here we are in 123, just select the file to Retrieve (the one we just created 
  79. with the Lotus Translate Utility). 
  80.  
  81. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 11
  82.  
  83. Lotus loads and displays the file.  Notice how cramped it all looks. That is 
  84. because it has not been formatted yet.  We need to set the global column width 
  85. and global number format and the decimal places. 
  86.  
  87. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 12
  88.  
  89. Here we select Global Column Width, 14 or 15 should be about right. 
  90.  
  91. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 13
  92.  
  93. and then we select Global Format, Fixed 2 Decimals should do the trick. 
  94.  
  95. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 14
  96.  
  97. Here is the top of the resulting spread sheet.  It is a perfectly normal 
  98. spreadsheet just the same as if it had been keyed in the hard way.  All of 
  99. 123's functions will work with it and it can be re-saved with any changes in 
  100. place.  The spreadsheet, of course, extends below the bottom of the screen and 
  101. beyond the right of the screen.  We are looking at the top left corner. You can 
  102. use the regular 123 keys to see the rest of it. 
  103.  
  104. Screenfile LOTUS123.SCN Screen# 15
  105.  
  106. Here we have paged down to the last row of the spreadsheet. This is the bottom 
  107. left corner.  Because we translated it row-wise it is 92 rows deep and many 
  108. columns wide.  If you translate column-wise you will get a different result 
  109. with the headings spread across the top instead of down the side. 
  110.  
  111. 
  112.